办公自动化的安全防范与措施论文新版多篇范文

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办公自动化的安全防范与措施论文 篇一

1数据破坏性的存在

在办公自动化的使用过程中，在网络的引导之下，许多问题的存在都会引发数据的变化甚至是破坏。除了上文提到的攻击者入侵，这些攻击者进行网络攻击是出于多种多样的原因，最终产生的危害也是多样性的。当中就有一种是数据的破坏篡改，他们在数据改变时可能是通过破坏原始服务器的相关硬盘上面的引导区域的信息，对其进行删除或者将新的数据覆盖到最初的数据上面，形成新的数据库，也可能是进行一定程度的数据应用毁坏。除此之外还有病毒，网络病毒或者计算机病毒都会不同程度的破坏信息数据的完整性。其可能会对系统的。数据环节进行打击，因为系统数据区域包含了硬盘主引导扇区、FAT表、文件目录等等。文件的数据信息也是病毒攻击的领域之一，病毒使得文件信息被更替或者丢失，破坏系统CMOS中的数据。最后一种就是不可抗力的破坏因素存在，其中包含了自然灾害、停电的临时性、操作失误等等，这些都会引发数据完整性遭到破坏。在此基础上，重要信息的丢失更改破坏会对企业、国家的经营、人力财力造成不同阶段的影响，导致不可计算的损失浪费。

2如何促进办公自动化的网络安全性提升

2.1强化企业的计算机机房管理制度。目前我国许多企业的办公自动化网络管理人员的实权范围过于广泛，这在一定层面上就加强了安全不稳定的存在。计算机机房的操作人员除了要做到实时认真的仔细的进行网络安全排查工作，还要不断地进行自我素质提升。在工作人员自我意识加强的基础上，企业也要采取一定措施预防不安全性的发生。企业需要对网络管理操作人员的某些权限进行限制，或者将权限分离化。例如实施某项操作，企业可以规定必须由多人参与，权限分摊之后安全性也会得到相应的提高。除此之外，在网络工作人员自我完善的基础上，企业也要为员工提供学习机会，多多安排网络知识技能培训，强化员工的网络安全知识层面。也使得普通员工可以进一步了解计算机以及软硬件网络安全文化。在每次的会议中都要给网络工作者传输信息保密的重要性以及自我工作的责任性。企业也可以对网络工作者进行反面教育，利用一些反面教材提升员工的问题解决能力，进一步提升网络机房管理操作者的综合技术水平。

2.2健全企业的网络访问系统。为了确保企业的网络安全工作，建立一项安全的访问机制是不可或缺的。所谓的访问控制机制主要含有内部网络访问安全模式、工作人员操作权限限制等等几个方面。以此为基础企业首先需要通过网络操作管理员对网络使用者的账号进行限制，对用户的网络访问时间进行规划。企业可以要求访问者在企业网络访问时提供用户口令，在输入登录密码错误多次的情况下，网络管理员可以进行适当警告或者用户名锁定，之后进行用户相关信息验证之后再解锁。除此之外，依照用户的形式不一，网络操作员可以将客户进行适当分类，依照访问的内容划分为一般用户、高级用户、特殊用户等等。用户依照自身具体情况进行网络访问，避免了时间的浪费可以更加快速的寻找到想要的咨询信息。

2.3进行系统的信息加密工作。在整个企业网络系统中，网络管理者需要依照办公自动化的信息数据适当使用加密技术预防信息破坏现象的发生。所谓的数据加密指的就是在网络中的加密系统的辅助之下斩断各种原始的数据信息按照一定的加密运算方式进行转换的可能性，将信息转变变成一种不可能。目前大多企业网络都已经重视了信息加密的重要性，大多使用的领域是信息数据的传输方面以及信息的存储区域。在出具的传输过程中为其加密相当于为信息大门上了一把锁，必须有密码钥匙才可以打开。通常情况下的加密手段有三汇总，一种就是链路加密，这是一种相比较之下比较简单的方式，需要的网络密码数量也较少。第二种就是节点加密，最后一种就是端口加密，这种加密模式也是最灵活的。数据在存储过程中加密蛀牙对象是企业数据库的一些数据，加密的目的是为了即使数据被破坏丢失也不会被不法分子利用，由此可见加密会是数据存储信息质量的保障核心。

2.4建立一套全面的网络工作流程。依照用户登录状况的不一，企业可以进行用户登录状况监控，从而设定工作流程。根据监控得到的数据，对用户的合法性进行潘丹，之后实施跟踪调查工作，网络系统自动地将非法用户的登陆次数以及时间地址统计出来，如此一来就可以方便网络管理员进行网络信息安全维护，对出现的违法用户行为提前预防并采取相应措施。

3结束语

综上所述，随着科技的不断进步，办公自动化在企业发展进程中扮演的角色越来越重。企业需要认真重视办公自动化的存在性，并好好地将以利用。本文主要分析了办公自动化目前存在的问题，随后对如何强化网络安全提出了几点完善的意见。目的是为了进一步提升办公自动化的安全性，提高企业的发展效率。

办公自动化的安全防范与措施论文 篇二

摘要：随着计算机的技术普及，利用联网实现办公自动化已成为迫切的需要。

其目的就在于更有效地提高办公效率。

由于网站的广泛使用，自动化办公安全问题也成为目前网络安存在的问题之一，如何提高网络安全，以及文件在传输中的安全系数得以提高，成为当今社会办公自动化急需解决的问题。

关键词：办公自动化网络安全；入侵；感染

一、引言

办公自动化系统一般是基于Tcrilp协议并采用了Internet的通信标准和Web信息流通模式的Intra-net，它具有开放性，因而使用时非常方便。

但也带了许多安全问题，如病毒入侵、黑客入侵等。

二、办公自动化网络中常见的安全问题

（一）网络病毒的传播与感染

伴随着计算机以及网络的快速发展，涉及的计算机木马程序不断的出现和升级，其破坏性也随之增加。

网络病毒较其他计算机病毒更具有传染性，且有很强的再生和扩散能力；其二具有隐蔽性，计算机病毒是一段没有文件名的程序，通常隐藏在正常程序中，潜伏起来，在其发作之前很难被发现；其三具有激发性，计算机病毒发作都有一个特定的激发条件，当外界条件满足计算机病毒发作的条件时，才被激活，并开始传染和破坏；其四具有破坏性，网络病毒会破坏系统的部分或全部数据，可篡改一些数据而扰乱系统的正常工作，甚至可以彻底破坏整个计算机系统。

（二）黑客网络技术的入侵

目前的办公自动化网络都是采用了以广播为技术基础的以太网，在同一以太网中，任何两个节点之间的通信数据包，不仅可以为这两个节点的网卡接收，也同时可以为处在同一以太网上的任何一个节点的网卡所截取，因此，外网及互联网中的黑客只要侵入办公自动化网络中的任意节点，就可以捕获到在这个以太网上的所有数据包，并对其进行解包分析，从而窃取相关信息，造成信息的失窃。

（三）自然灾害、突然停电、地震、误操作等都会造成数据的破坏和丢失，也是办公自动化中较常见的安全问题。

三、计算机网络病毒的防范与措施

办公自动化系统的安全包括网络设备、配套设备的安全、数据的安全、通讯的安全、运行环境的安全，下面我将着重从做好内网安全控制和防范外网非法入侵以及内外网相互间采取相应的措施等方面进行探讨。

（一）内网安全控制

1、加强网络服务器的安全

对网络服务器一般要做磁盘镜像、磁盘双工、服务器镜像等工作，所谓磁盘镜像就是服务器上同一块磁盘控制卡带一对硬盘，数据被写到一个硬盘后再被复制到另一个硬盘，如果一个硬盘失效，镜像功能自动使用另一个，不会使数据丢失。

所谓磁盘双工就是同一个服务器上安装两个硬盘系统，同时工作，实现数据双重备份，一个硬盘系统失效，另一个立即接管网络运行。

所谓服务器镜像，即建立配置相同的两台服务器，一台为主服务器，一台为从服务器，当主服务器出故障时，从服务器立即自动接管，不影响网络运行。

2、加强软件系统的安全以及用户合法使用资源

用户尽量地使用设计完善的安全控制功能程序的应用软件，用户对数据的存取应有明确的授权策略，保证用户只能打开自己权限范围之内的文件。

系统中的重要数据在数据库中应有加密和验证措施，如用户身份，访问控制，对用户权限以及用户账户进行维护和管理，设置相应口令与更换；加密与密钥管理；监视和控制网上的破坏安全系统的行为，以防止口令泄露可能带来的损失。

（二）加强防范外网非法入侵

办公自动化网络最安全的保密方法莫过于不与外网联网，但是由于工作的需要，局域网与广域网的连接是大势所趋，因此，必须防止办公自动化网络与外部网络连通后保密信息的外泄和来自外网的非法入侵。

1、在办公自动化网络中安装杀毒软件

在网络环境中，病毒的传播迅速蔓延，仅单机防杀是很难消除网络病毒，必须适用于局域网，广域网，全面的反病毒产品。

为了达到预防和控制计算机病毒的病毒预警和入侵检测系统，可以在办公自动化系统，网络版杀毒软件安装在办公自动化网络系统的安装。

本地网络和其他网络数据交换，本地网络工作站和服务器之间的数据交换，本地网络之间的数据交换，每个工作站都必须通过检测和过滤网络防病毒服务器，这样可以保证实时网络病毒查杀和预防。

2、加强重要数据的备份

办公自动化系统数据受到破坏之后，最主要的依赖于数据备份方案。

数据备份的目的在于尽早可能快地全盘恢复运行计算机系统所需的数据和系统信息。

备份不仅在网络系统硬件故障或认为失误时起到保护作用，也在入侵者非授权访问或对网络进行攻击及破坏数据完整性时起到保护作用，同时就是系统灾难恢复的前提之一。

3、加强预防网络操作过程中的病毒传染

相对于单机病毒的防护来说，网络防病毒最大的特点在于网络的管理功能，办公自动化系统的网络病毒防治具有更大的难度，网络病毒防治应与网络管理紧密结合。

网络病毒可以通过网络资源共享，电子邮件的发送、FTP下载、WWW浏览以及系统漏洞进行攻击。

因此，在网络操作过程中应该特别注意防范网络上（特别是Internet）病毒的传播，是当前保护办公自动化系统正常运行的手段之一。

（三）加强内外间的病毒防治

1、加强隔离使内外网分开

在局域办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，是保护办公自动化网络安全的最主要、有效、经济的办法之一。

第一是：隔离路由器。

第二是：借助防火墙进行隔离。

用于阻止外部入侵者进入局域网内部，只允许局域网内部用户访问外部网络，通过允许或拒绝寻址到计算机的通讯来保护计算机。

2、加强访问控制

办公自动化，网络访问控制的保安措施可分为三个部分，内部网络，检疫隔离，外部网络。

每个部分设置不同的访问控制方法。

内部网络是一个开放的区域，它不提供任何服务，外部的，外部的用户，并检测其IP地址，这是很难攻击它。

检疫提供对外服务，开放系统和信息的地区，因为它的开放性，使它成为黑客，但由于内部网络的目标，它是孤立的，即使攻击不会危及内部网络，内部网络资源的双重保护，以防止入侵，同时也便于管理员监控和诊断网络故障。

参考文献：

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办公自动化的安全防范与措施论文 篇三

1简析办公自动化

在了解计算机信息技术在办公室应用之前，我们需要知道，什么是办公自动化。办公自动化（officeceautomation，简称OA）是一门为了提高效率和管理水平，并使办公系统达到决策正确的目、管理方便、信息灵通的科学技术武装办公系统，这项办公系统在7O年代中期国际上发展成熟为一门综合性技术，办公自动化已经是计算机信息技术的重要标志。OA是将人与机器设备组合在一起，为了达到更高效快速的处理效果而应运而生的一项技术，其最大特点就是将复杂的工程交给了先进的计算机网络，并合理应用。以下介绍可知办公系统应用计算机信息技术的优势：对于信息处理：①信息高速运输。②资料尽量保证完整。③方便办公资料查找。④降低失误率。对于公司利益本身：①办公成本降低。②掌握办公人员基本情况。③提高工作效率。同时，万事不是十全是美的，OA也是存在一些缺点：①软件不够个性化。②办公软件实用性低。经过一系列研究调查表明，现今的办公人员主要希望使用到方便灵活的计算机信息技术来进行办公，而OA系统存在的两大缺陷却无法满足现代人的要求，系统设计千篇一律，过于死板以及功能多而不精的缺点，导致许多计算机信息技术资源浪费，不能达到技术与资源同时物尽其用的环保目的。

2浅析OA的发展趋势

经过具体的分析调查显示办公人员有25%希望实现移动办公，并且人员数量仍然在不断上升，这项结果来自于国外权威市场研究机构Forrester的一份研究报告。我们都知道，现代人已经习惯了智能手机的存在，并且希望所有设备可以实现像智能手机一样的移动自如，这样办公就不会单纯地被禁锢在办公室。随着OA的不断发展，软件和互联网已经成为办公中不可或缺的设备，而为了让现代人更自如地办公，让计算机信息技术跟上手机族发展的步伐，OA已经达到了人性化的目的，不光是电脑可以使用OA系统，手机也可以使用OA系统，真正地实现了第四代无限移动的办公模式。而对于未来的办公系统更是集人性化、界面场景化、应用行业化等优点于一身的高端系统技术。全景办公将人与机器融为一体，通过语音识别系统以及视频互动系统等构造一个完善的立体的虚拟办公空间，当进入OA系统时，不再是面对冰冷的机器，而是真实的环境，真实的办公场景，以2D或者3D场景展现在办公人员面前。面对未来高科技技术的极速发展，不论是专有市场还是普通应用，全景办公系统都将根据具体要求在各方面都有一定的提升。全景办公还能做到的是将提示信息与所要传达的信息同步。例如，当你要传达一份邮件时，还需要发短信给对方提示，而全景办公可以做到的是将二者同步，这样在工作安排的同时系统同时提示以防止工作或者重要事情的遗漏。这样的全景办公才是未来计算机信息技术最应该发展的趋势，能够将工作效率提高的同时又可以事半功倍，两全其美的技术系统才是未来市场的主竞争力。我们都知道，ICT是信息技术与通信技术相融合而形成的一个新的理念和新的技术领域，ICT的终端是我们的智能手机，而智能手机在未来变成一个融合各种应用的终端。这样的智能终端已然成为大家手中不可或缺的一部工具，同时，智能终端需要在不断的进步中变得更加智能便捷。不同于传统的是，现在的消费者希望所有一切都可以在综合信息服务处买到而不是买通信服务找运营商，买IT终端找电脑公司，买软件找软件公司，买集成服务找集成商。随着时代的变化，传统OA应用将通讯和信息技术完美融合，引起商业模式的重大变革，商业生态环境和价值链也都将全面重绢。

3办公自动化系统的功能需求简介

现在的办公技术最传统的就是使用Microsoft0ffice或者WPS0f—fice这一类的文字处理软件，这样的软件无法实现信息的共享与交流，因此每一台计算机都被称作“信息孤岛”。以下是对办公自动化功能的具体介绍：第一，实现远程办公功能。将经理人员和决策者异地远程联系起来，使OA含有开放性和互联性的特点，这样的功能能够让整个集团都信息共享，提高效率。过去的办公软件都需要在纸张使用的基础上，通过反复曲折的过程才能确定下一个项目或者一个文件，而现在的OA系统，将互联网的功能与办公软件功能集于一身，方便使用者，更方便了整个公司的决策者。一项远程办公功能可以提高整个公司业务形成的效率，在办公的同时能够快速有效地进行实际的实施工作，在非办公应用中也是较为提倡的一种功能。第二，将整个子业务有机结合。对于实现企业内外信息，需要高度共享和合理有序的流动，OA系统能够做到分析各个业务的重要信息，并将其整合规划，实现信息上的共享与交流，这样方可将整个集团的运作变得整齐划一，好管理，方便应用，提高工作效率的同时，还能够保证信息的完整性、安全性，将整个企业的子业务合理并用共享是OA系统一大特点，只有这样的系统，才能不使整体受个体影响，而是在各个业务的带动下更流畅的运作。第三，改变了“信息孤岛”的现状。互联网之所以能够发展壮大就是因为它可以将全世界的信息相互融合，相互交流，成为一个用不同信息填满的大网，而OA系统的革新也是如同互联网，能够在办公使用中让使用者之间实现信息交流，能够在办公的同时共享资源。现代办公最大的特点就是信息量大、设计岗位和人员众多、处理流程复杂以及需求变化大等。好好利用OA系统功能的多样性和灵活性，才可以全方位地让办公自动化系统服务于整个企业，整个社会。

4无纸化办公真正实现

对于纸张的使用，尤其是办公室用，存在太多铺张浪费的状况，如今我们都提倡的节约节能，在OA系统的使用下能够真正实现无纸化办公。对于工作者而言，无纸化办公就是将他们从无聊繁琐的工序中解脱出来，不光是针对那些没用又低端的形式化工作，就算是重要的合同或者承诺，使用纸张的见证仍然不如高科技技术的保留。这样一来，工作者的工作效率能够极大地提升，将省下来的时间去做更多的有意义的事情，这也是现代社会人性化的表现。而对于含有电子印章技术的办公自动化系统，可以将各个部门和各个环节的单独处理工作串联起来，减少了大量劳动力。

5结束语

我国的OA应用可以说是技术时代的新产品，是计算机信息技术的发展带动了整个办公自动化的前进。办公可以更加自由自在不受束缚，同时能够随时、随地、随身、随心地投入工作中，打破了人与人交流的尴尬，也不断突破了计算机信息技术枯燥乏味的既定问题，从此的办公环境是轻松自在，轻松美好，更重要的是将人与人的竞争降低，减小现代人的生活压力，为自己的生活又增添了些许的乐趣，使工作变得有价值，更乐意而不是被动工作。

办公自动化论文 篇四

摘要

办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。企业办公自动化系统在此基础上实现企业的快速运转和交流，进而有效提高企业办公效率。在市场竞争过程中，对于一个企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。办公自动化实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排，使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。今天，在现代企业推行办公自动化更有其重要性。

关键词：办公自动化 企业管理 重要性

办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进的科学技术，不断使人们的部分业务借助各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。即通过局域网或广域网，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸化办公，从而最大限度地提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件，实现办公活动的自动化与科学化。在市场竞争过程中，对于一个企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。

1 办公自动化的发展史及现状

1.1 办公自动化发展史

办公自动化的发展其实是一个不断求新求变的过程，纵观办公自动化的发展历程，是伴随着企业信息化发展的浪潮起伏。不同的信息化发展阶段也对应不同的办公自动化发展阶段：

1.1.1 文件型办公自动化

我们对办公自动化的初步认识实际上从上个世纪80年代开始。1985年全国召开了第一次办公自动化规划会议。那时计算机还是一个稀罕物，初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等软件，当时许多人把办公自动化称为“无纸化办公”。该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们可以将该阶段称之为“文件型办公自动化”。

1.1.2 流程性办公自动化

该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型办公自动化， 到目前正在成为应用主流的流程性办公自动化，它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。

1.1.3 知识型办公自动化

随着办公自动化系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆办公自动化系统，收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。办公自动化俨然成为一个日常工作的基础平台，企业已经不可离开它了。但是新的挑战又产生了：如何借助这个平台能够让员工合适的场景下，合适的时间里获取合适的知识？如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织？这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度，并最终最大化提升组织及个体的产能，全面提升企业的管理。其作用这里有：

① 协同工作平台：通过实时通信、在线感知、团队协同等。

② 知识管理平台：实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报。

③ 项目协作平台：通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台，提高多项目组的工作效率和质量，使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应。

④ 激情管理平台：从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。

⑤ 企业通信平台：建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括Web Mail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。

⑥ 信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

⑦ 行政办公平台：实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。

⑧ 信息集成平台：办公自动化系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。

1.1.4 智能型办公自动化

随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终办公自动化系统将会脱胎换骨，全新的“智能型办公自动化”成为未来的发展方向，该阶段办公自动化更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。

1.2 办公自动化的忧患

1.2.1 互联网协议是开放的、面向大众的，安全性能差

其网络协议（TCP/IP、HTTP等）由于便于连接、方便使用，已成为开放的、面向大众的网络协议，协议在安全方面考虑的很少，而且创建的比较早，被“黑客”发现的漏洞愈来愈多，安全性能愈来愈差。

1.2.2 操作系统、网络硬件、应用程序漏洞多

现在看操作系统漏洞已经无法避免，尤其是微软开发的windows系列。早已被世界公认为漏洞最多的操作系统，所以银行等一些特殊的部门，他们大多数采用的据说是一种叫做UNIX的数据库系统，安全系数相对高很多。

1.2.3 网上鱼龙混杂，网络攻击者猖獗

现在由于黑客工具的大量开发，很多稍懂点微机的人都可能成为黑客，有的是为了好玩，试试身手，烦人的是那些恶意破坏，盗取数据的。

1.3 办公自动化发展的整体现状

我国办公自动化发展已经历三个发展阶段，各单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况：

（1） 起步较慢，还停留在使用没有互联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

（2） 已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效应。

（3） 已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

（4） 已经建立了自己的Intranet网络，使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好的支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益，现在正着手开放或已经存在使用针对业务制定的综合办公自动化系统，实现科学管理和决策，增强单位的竞争力，使企业不断发展壮大。

1.4 当前实现办公自动化的解决方案

一个单位要实现办公自动化，其解决方案应遵循以下步骤：

（1） 搭建单位的Intranet网络，这是办公自动化的应用网络平台。

（2） 对于应经拥有Intranet网络的单位，需要一套通用办公自动化系统。

（3） 对于那些已经存在使用通用办公自动化系统的单位或者只有Intranet网络并打算一次到位实施办公自动化的单位，进一步的工作将是开发针对其具体业务的一套综合办公自动化应用系统。

2 现代企业办公自动化的功能需求 随着经济环境的改变，社会进步正在不断加速，越来越多的企业迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的办公自动化信息系统，从而提升其管理水平。

2.1 信息发布功能

 发布信息

本功能供具有发布权限的用户发布信息，部门信息管理员或以上级别的用户有发布信息的权限，部门用户和访客没有发布信息的权限。

可以使用的信息格式有“附图片信息”和“文档信息”两种。两种信息都具有信息标题，所不同的是，发布者可以在“附图片信息”的信息正文后加入图片，而“文档信息”没有信息正文，发布者须指定“文档信息”中的文档（可以是任何格式的文件，但推荐使用Word文档、excel文档和文本文件）。

用户发布信息时须指定：

① 信息类型（如果该类型的信息全部用户可读，则不用指定下面三项） ② 可以阅读该信息的最低权限

③ 读限制标志（所有部门皆可阅读，还是将阅读范围限制为某些部门）（若读限制为某些部门）可以阅读该信息的部门（一个或多个）

 阅读信息

用户登录系统后，都可以查看信息，但他(她)所能阅读的信息根据其读权限的级别而有所差别。访客只能阅读所有用户均可阅读的信息，如公告、合理化建议等；其他用户除了可以阅读所有用户均可阅读的信息外，还可以阅读以下信息：所有部门皆可阅读的，而且最低读权限小于或等于当前用户的读权限的信息；当前用户所属部门可读的，而且最低读权限小于或等于当前用户的读权限的信息。

2.2 公文流转功能

 登陆公文流转子系统

用户进入公文流转子系统后的操作如下：

① 能够看到系统给的公文审批通知信息。形式以滚动条或其他消息框方式给出。初始登录用户为集团所有人员并拥有自己的登录名和登录密码。

② 登录公文子系统就要同时打开本登录用户的待审文件列表。促使用户进入系统就进行审批文件。

 公布公文文件

集团所有人员都可以发布公文。用户按照公文的要求发布自己的公文（公文号、标题、内容、发布时间、发布人、附带文档及文档类型）。每人发布的公文除了管理员有所有管理权限之外只能由自己或已审批过的人查看。

 选择审批流程

用户自己填写的公文成功提交后，进入到选择审批流程。流程分为两种：固定流程和定制流程。

① 固定流程

由发起人在固定流程表中选择一个审批流程。分为：

(a) 发起人选择固定流程表中一个审批流程。

(b) 若需要对固定流程进行维护（增加、修改），提供选择固定流程前到固定流程维护界面的入口，并能够返回。也就是说用户在选择固定流程时，可以先进入到固定流程维护界面进行维护，然后返回选择界面选择一条固定流程。

② 定制流程

发起人发起公文后或上一个审批人审批完后，按照先部门后人员选择下一步的审批人，完成后提交。

 查看审批文件状态

发起人可以对自己发起的公文进行维护，维护类型如下：

① 查看：查看本人发起的公文的审批情况。

② 前置：本功能提供查看的公文是正在审批过程中的文件。

③ 删除：在还没最终审批完成之前，对本人发起的公文，进行作废处理。审批人可以对自己审批的文件进行查看。

 审批文件并选择下一个审批人

用户进入到公文子系统就直接审批文件，若本公文审批流程为固定流程，则审批后提交完成，若审批流程为定制流程，则如同上面选择审批流程功能模块中的“定制流程”。

 查询历史文件

历史文件为已经完成最后审批的文件。

所有人都只能查看自己发起或者审批过的历史公文信息，但不能进行修改。其他人发布的文件自己又没进行审批则没有权限查看。历史文件的删除操作由管理员进行。作废处理的文件只能由管理员才能够查看。

 管理员查询浏览文件

查找文件描述

① 按照一定关键字进行文件查找，提供按公文名称，发起人，发起时间，审批人以及人员编号等查询。

② 查看分列表和详细两种方式。

③ 管理员可以查看历史文件，也可以查看在审的文件。管理员可以查看作废处理的文件。

 管理员管理文件

管理员对所有公文有删除、查看的权限。

① 查看：文件及其审批情况或历史公文。可以对所有公文起到监查的作用。 ② 删除：文件及其审批情况或历史公文。管理员对正在审批或已经审批完成的公文认为该作废的可以作废处理，作废处理的文件并没从数据库中彻底删除。例如内容不是健康的，则要即时作相关处理，并且作废处理的文件只能由管理员查看处理。

 用户管理

主要是对用户的权限管理：目前暂设所有人都有发布公文的权限。其他用户权限例如用户对固定流程的维护权限等在程序中控制，对管理员不作管理要求之外，用户管理暂没有特殊要求。

2.3 考勤管理功能

 考勤登记

该部分的功能如下：

考勤登记在用户登陆办公自动化系统网站时即开始；当用户登陆时，系统获取当前工作时间，根据系统设置的考勤时间判断该用户是否是正常上班，还是迟到或旷工等性质。同时记录到考勤登记表中。

 加班登记

加班登记有如下功能：

① 加班登记由加班人员自己操作。为防止弄虚作假，每次加班需提供一个审核人。

② 加班人员只有登记权限，没有修改和删除权限。若需要修改等操作可以请系统管理人操作。

 查询本人考勤信息

查询本人考勤信息部分提供本人查询自己的考勤信息，提供两种方式的查询：

① 时间：可以查上两个月的考勤。

② 考勤类型：可以查正常考勤记录、加班记录或出差等。

 非正常考勤登记

非正常考勤登记只能由管理员操作，专门对出差、请假休假和旷工等考勤进行登记。

一般用户没有此项操作权限。

 考勤统计

考勤统计也是由系统管理员操作，一般用户无该操作权限。

考勤统计有两个功能：

① 统计某个员工当月、上月或一年的考勤情况。

② 打印考勤报表功能。

 系统时间管理

该部分也是系统管理人员操作，每个月对应一条记录

系统时间管理部分专门设置下月的工作天数，每天的小时数，旷工时限以及上班起始时间设置等。

当月每天的考勤计时就根据系统时间管理表中的设置进行计算。

 考勤信息维护

该部分也是由系统管理员操作

① 由系统管理人员对某个员工一年之内的所有考勤进行维护，包括增加、删除、修改和查看等。

② 可以对个人的考勤信息打印报表。

 加班信息维护

该部分也是由系统管理员操作

① 由系统管理人员对某个员工一年之内的所有加班信息进行维护，包括增加、删除、修改和查看等。

② 可以对个人的加班信息打印报表。

2.4 办公室管理功能

 公共场地与公共财物使用管理

提供对公司的公共场地（如会议室、卡拉OK厅）、公共财物（如公车、照相机、摄影机）的使用记录。包括以下几个子功能：

① 公共场地和公共财物使用管理

提供对公司公共场地和公共财物使用情况的维护功能，包括使用、归还、预订、取消预订等。

② 公共场地和公共财物管理

提供对公司公共场地和公共财物记录的维护功能，包括对公共场地和公共财物记录的增加、删除和修改。

③ 查询功能

查询某时间点公共场地与公共财物的使用情况。

查询某公共场地与公共财物在一段时间内的使用记录。

 公司设备管理

对公司设备的进行管理，并提供一般的查询功能。包括以下几个子功能： ① 设备管理

提供对公司设备记录的维护功能，包括对设备记录的增加、删除和修改。 ② 设备类别代码表管理

提供对公司设备类别记录的维护功能，包括对设备类别记录的增加、删除和修改和作废。

③ 查询功能

按照部门、物品种类、供货人（单位）进行查询，列出公司设备的统一清单。  日常活动安排管理

主要是公司集体的日常活动安排，例如公司未来两日的旅游安排，工会活动安排等。包括公司领导可以公开的活动情况，例如领导接待客人，有贵宾来访等。

① 日常活动安排管理

提供对公司日常活动记录的维护功能，包括对日常活动记录的增加、删除和修改。

② 查询功能

以周为单位浏览，列表显示日常活动，可定制时间段进行查询。

 办公用（消耗）品管理

提供对公司所有办公用品进行统一记载的功能。办公用品是指纸张、打印墨盒、文具等消耗品。包括以下几个子功能：

① 办公用品使用情况登记

提供对办公用品使用情况的登记功能，包括办公用品的领用和办公用品的归还。对办公用品的领用/归还，应在现有办公用品数量中应减去/加上所领用/归还的数量。出于实用性和复杂性的考虑，归还功能可暂缓实现。

② 办公用品管理

提供对公司办公用品的维护功能，包括对办公用品的增加、删除和修改。 ③ 查询功能

按物品、时间、部门、人员、总计等进行查询，并列表显示办公用品的使用情况。

2.5 系统管理功能

 部门管理

部门管理模块供系统管理员管理部门的信息，包括新增部门和删除部门两个功能。

 信息类型管理

信息类型管理模块供系统管理员增加和删除信息类型。系统管理员增加信息类型时，应指明该类型信息是否网站的所有用户均可阅读。网站的所有用户均可阅读的信息有公告、合理化建议等。

3 办公自动化在现代企业管理的重要性

传统的办公方式使人们耗费大量的时间和精力，用手工处理那些繁杂、重复的工作。用先进的现代化工具代替手工作业，无疑是生产力发展的方向。办公自动化管理系统对传统办公方式的革命，顺应了技术发展的潮流，是现代企业进入21世纪所必备的工具。

3.1 办公自动化对现代企业的经营和管理重要性

办公自动化对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要。信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而办公自动化所收集、处理、分析的对象正是“信息”。中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业，迫切需要通过推行办公自动化来改善经营管理手段，提高管理水平，增强企业竞争力。

推行办公自动化，能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。在企业中做IT工作都深受一个共同的难题长期困扰:企业经营和管理方式太不规范、太不严谨，缺乏全局观和系统观，人为因素太多，而且变化不定。这不仅为企业的经营和管理带来盲目性，而且为推进信息管理设置了障碍。推行办公自动化，不仅是管理手段的改善，更重要的是带来管理思想的进步。

企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。办公自动化为用户提供的正是自我服务的支持，这正说明了办公自动化已成为一种潮流，一种趋势、一种更好的企业办公方式。

3.2 办公自动化是现代企业信息化的必要条件

办公自动化管理系统是现代企业信息化的必备条件。我们知道现代 企业要想在激烈的市场竞争中争得一席之地，一是靠人才，二是靠信息，这是企业取胜的必备条件。企业的信息化保证企业全方位得到最新信息。它包括企业的科研、生产、营销、办公等方面广泛利用计算机的网络技术，构筑企业的数字神经系统，全方位改造企业，以降低成本和费用，增加产量和销售，提高企业经济效益。通过办公自动化系统，我们可及时掌握市场信息，正确决策，从而以最快的速度、最好的产品、最低的价格、最好的服务，参与市场竞争，以达到企业取胜之目的。

3.3 办公自动化是现代企业营销创新的技术基础

办公自动化系统是现代企业营销创新的技术基础。营销创新是指企业尽可能地利用现代高新技术手段办公自动化系统，最有效、最省钱地谋求新的市场的开拓和新的消费者的挖掘。它包括应用新的广告媒体，采用新的售后服务途径，开发新的用户等。办公自动化系统给现代企业的经营者和管理者在行为方式、思维方式上带来了革命性的转变。作为企业的决策人，厂长或总经理通过办公自动化系统能一目了然地了解许多科室、部门，甚至基层一线大量、动态、错综复杂的数据和信息，并进行及时、准确地分析和处理。企业内部多方面的资源，包括人、

财、物、产、供、销、研等如何得以合理调配平衡和充分利用。办公自动化正是建立在这样的科学管理思想体系上的高效、集成的计算机辅助企业管理系统。通过管理思想这个软件的具体应用来完成企业整个生产经营活动中所有信息和数据的接收、流转、处理、统计、分析等加工过程。从而使企业在每个环节上做到准确、及时的决策和控制。

3.4 推行办公自动化对现代企业带来了进步

首先能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。其次是节省运营成本:包括时间和纸张。第三是规范单位管理:把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如:公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。第四是提高企业竞争力、凝聚力:员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强。第五是使决策变得迅速科学:高层决策不再是不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。

近年来，随着网络技术的迅速发展普及，通过利用先进的网络资讯技术，实现办公自动化的解决方法，被称为网络办公自动化解决方案。随着INTERNET技术，国际互联网络的发展，目前的办公自动化已由传统的局域网内互联互通上升到了支持移动办公，远程办公管理等更广阔的领域。

结论

办公自动化系统是一个将企业管理及基础办公需求作为核心，基于B/S模式的信息服务系统，它集先进的计算机技术与办公自动化理论于一身，适应当今办公自动化系统的开发需求。办公自动化满足了企业的办公网络化，自动化的管理需求，提高了企业内部的管理水平，进而全面提升了企业在市场中的综合竞争力。

在市场竞争过程中，对于一个企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。办公自动化对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要。信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而办公自动化所收集、处理、分析的对象正是“信息”。所以，现代企业迫切需要通过推行办公自动化来改善经营管理手段，提高管理水平，增强企业竞争力。

致谢

首先诚挚的感谢指导老师郝瑞娥，在老师指导下使我得以完成论文。老师的细心指导使我获益匪浅，再次感谢老师的帮助和指导。另外，也要感谢我的同学和好友，她们同我一起在完成论文过程中互相帮助，让我的大学生活丰富多彩，是她们给我帮助和支持。再次，我要感谢我的父母，是他们辛勤的劳动和汗水养育了我，是他们的叮咛和督促，让我在遇到困难的时候能够勇敢面对。

参考文献

[1] 刑飞，基于知识管理的办公自动化系统研究[D]，科技信息，2010年23期

[2] 刘雁，OA办公自动化系统在企业中的实际应用价值，科技资讯，2009年13期

[3] 韩小强，网络办公自动化系统构架设计综述中小企业管理与科技，2009年12期

[4] 刘士杰，《办公自动化设备的使用与维护》人民邮电出版社

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