文件管理规定范文

1. 文件的制定:

文件第一次制订时版本版次由A / 0开始。英文字母“A”表示文件版本,数字“0”代表文件修订次数，每修订一次则依次递增；文件经修订9次后，文件版本顺延修订为B版，文件版次则为“0”，如：B/0、C/0、D/0……等等，依此类推。在特殊情况下，如：公司体系文件进行系统性变更，为便于文件版本版次统一管理时，文件(包括新增的文件)版本版次应统一过渡，直接转为最新版本.

2.文件的审批:

质量手册:由ISO9001小组拟制与修订，管理者代表审核，总经理批准.程序文件:由部门主管或指定人员拟制与修订,部门经理审核,管理者代表批准作业文件):由各部门或工程师拟制与修订,部门主管或总经理审批.

3.文件的发放:

公司文件发放分纸质发放和网络共享两种. 文件的发放由文控按照核准、确定的执行部门和发放数量填写《发放回收一览表》进行发放，应当确保执行部门均能得到有效文件。文件发放前，文控需在所分发的文件上盖“受控”印章，相关部门接收文件时应做好检查，其文件页数完整、字迹是否清晰等. 新增加部门或原先未发放的相关文件或因长期使用导致模糊不清晰、破损或文件丢失，需要补领文件时，需求部门只需直接填写《文件补发申请单》，由部门主管审核，管理者代表批准后，交文控进行补发.

4.文件的作废：

文件制订管理单位发现或者根据相关部门提出，现行使用文件不符合公司运作需要时，应当及时废止。文件废止后，原文件编码不得重复使用。对于作废文件文控应及时回收，并盖“作废”印章回收处理，对原件加盖“作废”后予以保存。文控以《文件履历表》详细记载文件制作、修订过程.

5. 外来文件的控制:

   外来文件如客户提供的图面、规格或测试资料等由市场部确认并转化成内部文件后按一定规律自行管理。外来的标准、规定均应经文件使用部门评审后，文控控制中心下发使用。外来文件需由所使用部门或管理部门至少一年一次，对其评估其有效性.

6.文件销毁:

由各单位回收的所有旧版及废止文件，由文控统一销毁。文控中心仅需留各版本／版次的原版文件以作履历数据。已逾保存期限的记录、数据等，按【记录控制程序】作业，具体保管时限参见《质量记录管理一览表》.

7.相关记录及使用表单：

记录控制程序 / 文件转换编码细则/ 文件补发申请单/ 文件新增/修订/废止申请单   质量记录管理一览表/