商务电话交流技巧实例分析范文

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商务电话交流技巧实例分析

通常的电话接听方式是：先自报家门，再询问对方，确认后，说明来意。

比如：

我方：您好，我们是笔杆子公司，请问是***经理/先生/小姐/女士(最好称呼职务)吗?

对方：是，你有什么事?

我方：不好意思打扰您，我们笔杆子公司专业从事文案创作和平面设计，请问贵公司近期需要这方面的服务吗?

如果对方不需要，要尽可能让对方同意送(发)资料过去或建议其上我公司网站浏览。

当然，以上只是一个大概，要具体情况具体对待。

电话之前必须准备或清楚的内容：

1)报价单;

2)笔杆子的优势(以文案为主，辅以平面设计);

3)笔杆子的工作模式(分3个创作小组，根据业务内容随时分配或组建);

4)笔杆子的签单方式(一般是先签定合同，再提供作品。如果客户说到一些不确认我们实力的话，可建议其到我公司网站上浏览我们的成功案例);

5)要基本了解我们在各行业的成功案例(比如对方是政府部门，就说我们曾给深圳中心区、罗湖团委、义工联等做过画册、策划过文案等);

6)准备好纸和笔，随时记录;

7)其它。

2、如果牵扯到影响我公司声誉的业务，比如对方咨询是否帮助写毕业论文、代写作业等，一定要这样答复：

答：我们公司对这方面规定很严，是绝对不允许做的，不过你确实要得比较急的话，我可以帮你私下里问问我们创作部的人，看谁愿意在工作之余偷偷忙你写一写，但你绝对不要张扬出去，否则，我会受处分的。

这样一来，我们既得到了业务，又不影响笔杆子的名声，公司和个人完全分开。

3、如果客户问报价，而我们的报价单上又没有明确规定，如何回答?

答：你可以对客户说，我们要根据您的要求来报价，我们报价不是乱报的，要市场部和创作部(如果对方是做设计方面的业务的话就是设计部)协商，根据工作量等定一个合理价，然后再报给贵公司。我们会把你的要求(通过电话了解清楚对方的要求)反馈给创作部，然后再把我们公司的最终报价告诉您。这样的话，对方会觉得我们很重视这个业务，也很尊重他。

这种情况下，一定要记下对方的联系电话、邮箱(如果有的话)等，然后再根据情况和客户要求(比如对方要求打电话告诉价格还是通过邮件发)通知对方。

每次有新的业务形式并产生了新的业务报价后，要及时记录，以完善我们的报价单。

4、如果说服对方?

答：和客户谈判的关键是要告诉客户，他们可以从我们这里获得许诺。也就是说，客户让我们做这个单可以得到让别的公司做更多的好处。而这些好处主要是：

1)我们做的好，比别的一般公司都好。如果是文案，我们是专业文案公司，而且我们给很多客户做过成功的文案，有些文案甚至被客户买断。比如给义工联的做的文案，对方就在合同中明确这些文字不能再在别的同类刊物上使用。如果是设计，我们有专门的设计部，更重要的是，设计中的创意不仅仅由设计人员组成，而且加入了很多创作部的同事，这样，客户的设计就会同时融入设计师和文人的思维，要知道，文人的思维在某种程度上是优于设计师的。而且，我们笔杆子曾得到过很多创意大赛的大奖，比如澳门卫视台的创意大奖等。如果对方文字和图形并茂，比如画册，就说，我们笔杆子曾经做过调查，很多客户对他们画册的配文很不满意，而我们的优势恰恰就在此，我们主要从事文案创作的，因此，在文字上比一般的设计公司有绝对的优势。而设计，说实话，现在各个公司的设计都大同小异，只不过我们在设计时还会融入文字的思维。

2)我们的价格很低。至于怎么低，一方面可以直接告诉客户我们的报价，另一方面也可以对客户说，你可以打电话问问别的相关公司，对比一下就知道我们的报价是非常合理的。

3)我们的服务好。随叫随到，注重细节。一个小的地方除了问题，就有可能被公司开除。我们的一个设计师，因为连续两次把客户的资料问字写错就被开除了。

4)我们有操作经验，笔杆子公司是专业从事文案创作和平面设计的公司，长期以来一直从事这方面的工作，积累了丰富的操作经验。

5)我们有品牌优势。笔杆子目前在全国同类公司中有相当的知名度，而且还在蓬勃发展，连杨澜都曾经赞许过我们。如果贵公司使用是我们的文案或设计，相信一定会对贵公司的业务产生积极的影响。

5、和客户进行交流或准备说服客户时，对象有没有选择?

答：要尽量和客户所在公司的主管交流，否则，您的努力可能白费。因为即便你说服了一般职员或不能起决定作用的职员，也不一定能拿到业务，因为最终要经过主管同意。我们经常遇到好不容易说服了一个客户，他也对我们的方案十分赞同，当我们费尽辛苦拿出方案后，才发现白忙一场，因为对方主管人员不喜欢这个方案。

商务电话交流注意事项

商务交往中，不允许接电话时以“喂，喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”，“你是谁”，或者“有什么事儿呀?”

万一对方拨错了电话或电话串了线，也要保持风度。切勿发脾气“耍态度”。确认对方拨错了电话，应先自报一下“家门”，然后再告之电话拨错了。对方如果道了歉，不要忘了以“没关系”去应对，而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。

如果有可能，不防问一问对方，是否需要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了，不是“吃饱了撑的”，而是借机宣传了本单位的以礼待人的良好形象。

在通话途中，不要对着话筒打哈欠，或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重。

结束通话时，应认真地道别。而且要恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。

在接电话时，再次要注意给予对方以同等的待遇。坚持不分对象地一视同仁。

极其个别的人，长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。即使是接电话地，也极为庸俗地“因人而宜”、“对象化”的倾向十分明显。他们在接电话时，一开始总是“拿架子”，“打官腔”。先是爱搭不理地问上几句“谁呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不关己，高高挂起”。不过他们的“天气”也不总是永远这般“阴沉”，一旦听出来对方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就会“雨过天晴云散尽”，低声下气，细语柔声，卑躬屈膝，有求必应，不怕旁人说自己是一副奴才腔。这种不能平等待人的做法，既容易得罪人，也会让旁人看不起。

在接待外来的电话时，理当一律给予同等的待遇，不卑不亢。这种公平的态度，容易为自己赢得朋友。

在通话时，接电话在的一方不宜率先提出中止通话的要求。万一自己正在开会、会客，不宜长谈，或另有其他电话挂出来，需要中止通话时，应说明原因，并告之对方：“一有空闲，我马上挂电话给您。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。

遇上不识相的人打起电话没个完，非得让其“适可而止”不可的话，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说：“你说完了没有?我还有别的事情呢，”而应当讲：“好吧，我不再占用您的宝贵时间了”，“真不希望就此道别，不过以后真的希望再有机会与您联络”。

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