办公室常用公文格式标准

一、通知

用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。事务性通知通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知属事务性通知的一种，会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。

[范例]

关于举办湘潭大学第十二届相声小品比赛的通知各学院学生会、研究生会：

为促进校园精神文明建设，深化校园文化底蕴，丰富校园生活，加强各学院的联系，促进学生之间的沟通与交流，提高同学们的曲艺表演水平，我校将定于____年____月____日举办湘潭大学第十二届相声小品大赛。

湘潭大学大学生艺术团

_____年____月____日

二、请假条

请假条是请求准假不参加某项工作、学习、活动文书。

[格式要求]

1.居中写标题；2.请假对象的称谓；3.请假原因；4.请假起止时间；5.祝颂语；6.请假人签名；7.请假时间。

[范例]

请假条

尊敬的老师：

因____________，__________同学需请假________月_______ 日______节。请予以支持为感！

共青团湘潭大学委员会_____年_____月____日

三、证明

证明信是各组织单位为证明有关人员的身份，经历以及与其事件关系而出具的信函，有公文式、书信式以及便条式三种。用可靠的材料表明或断定人或事物的真实性，证实和说明人与事物具体表现或特性的专用文书。

[格式要求]

证明的格式由文种名称[证明]，收信单位名称，正文，落款，盖印等主题组成。需要存根备查。

[范例]

证明

__________同学系我校外国语学院09级法语一班的学生，湖南郴州人，因赴西班牙演出，该同学未能参加外国语期末考试。由共青经湘潭大学共青团查证该学生在校期间表现优秀，学习良好，各方面表现出色，并能熟练。

该同学材料情况属实，特此证明。

湘潭大学大学生艺术团

______年____月____日

四、请柬

请柬，也称请帖，是单位、团体或个人邀请有关人员出席隆重的会议、典礼，某些重大活动时发出的礼仪性书信。请柬的形式要美观大方，应用红纸或特制的请柬填写。所用语言应恳切，热诚，文字须准确、简练、文雅。

[格式要求]

1.标题“请柬” 2.称谓即被请者的单位名称或姓名。3.正文应写清活动时间，地点，内容。并用“诚挚…莅临指导衷心感谢你对共青团工作的支持和关心”等结束语。4.落款即发函者的署名与发函日期。

[范例]

请柬

尊敬的________：

湘潭大学大学生艺术团为庆祝建党九十周年系列活动之“飞扬的旋律–––钢琴交流会”演出定于___年___月___日（星期___）___（具体时间）在湘潭大学学生活动中心报告厅举行。诚挚邀请您莅临指导！衷心感谢你对共青团工作的支持和关心!

湘潭大学大学生艺术团

五、申请 ______年____月____日申请书,是说明文与议论文的结合写作文体，其目的是说服申请书的评审人同意申请人的申请计划。

[格式要求]

1.标题。在第一行正文的正中写“xx申请书”

2.称谓。即申请人对组织的称呼，一般写“敬爱的xx组织”。定格书写在标题的下一行，后面加冒号。

3.正文。写明申请原因，申请事项等主要内容。

4.署名和日期。在结尾下一行写出：“申请人：xxx”并另换一行写_____年____月____日

[范例]

关于领取学校俱乐部门票的申请

尊敬的校工会领导：

2012年高雅艺术进校园活动由中国国家话剧院出品的话剧《青春禁忌游戏》将于______月______日在学校俱乐部上演，需要领取学校俱乐部门票。望予以支持为盼！

共青团湘潭大学委员会

_____年____月____日

六、会议纪要

会议纪要在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、主持人、记录人等。会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。

[格式要求]

1、会议名称（全称） 2、会议时间3、会议地点 4、主持人 5、记录人 6、出席会议人员 7、发言记录

[记录重点]

1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的解说；

2、各方的主要见解；

3、会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

4、会议已议决的或议而未决的事项；

5、对会议产生较大影响的其他言论或活动。

湘潭大学大学生艺术团活动流程

一、活动的申报审批

二、活动的策划审批

三、活动的财务预算

四、活动的宣传及前期准备

五、活动的开展，考核

六、活动总结

七、活动决算及财务报账

八、相关活动资料的收集整理及归档

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